Работа с подлинниками документов для россиян скоро станет недоступной
Система архивов — по определению, очень консервативная сфера — переживает очередную реформу. На федеральном уровне это тотальная оцифровка и организация удаленного доступа для пользователей, а на региональном — порой не менее радикальная оптимизация. Самый яркий пример — в Ярославской области, где региональный архив становится Центром организации мероприятий и архивных дел. Оба процесса ведут к одному: работа с подлинниками документов для большинства россиян станет недоступной.
С архивами — теми, где хранятся старые и даже древние документы, — большинство из нас сталкивается по вполне прозаическим поводам: скажем, нужно доказать трудовой стаж в компании, которой уже много лет как не существует. Или подтвердить родство для оформления наследства. Остальное — от частных генеалогических поисков до всех видов историко-гуманитарных исследований — дело более редкое, хотя и намного более романтическое.
Реформа, которая ведется уже несколько лет, прежде всего должна облегчить пользование архивами в их бытовой, она же юридическая, функции — но исследователи тоже, прямо скажем, не в обиде. Уже несколько лет, например, для москвича работа в архивах других регионов зачастую не требует командировок: найти в каталоге нужное дело, заказать копию тех или иных документов можно и удаленно. Правда, вся эта красота цифровизации убивает и «недокументированными возможностями»: то, что сотрудники архива под честное слово могут показать историку в виде бумажного оригинала, они ни за что не будут пересылать ему удаленно.
Но идущий параллельно с федеральной архивной реформой процесс «урезания издержек» регионами приводит к парадоксу: чтобы оцифровать тысячи документов, нужны бы дополнительные сотрудники, а в реальности увольняют уже имеющихся.
Ярославская область, где областной архив номинально вообще устранили, — первая ласточка, привлекшая внимание всего архивного сообщества Центральной России (если «прокатит» — так же будет и в соседних регионах). В результате архивы, застрявшие на пути от стабильного прошлого к светлому будущему, могут в некоторых случаях вообще оказаться недоступными для пользователей.
Во имя «цифры»
Начиная с 2023 года Федеральное архивное агентство (Росархив) планомерно работает над полномасштабной цифровизацией процессов — это следует из нормативных документов ведомства. Так, 28 ноября 2025 года были приняты «Рекомендации…» по работе с электронными документами федеральных органов исполнительной власти — началась системная интеграция электронных документов архивного хранения в государственную информационную систему «Центр хранения электронных документов».
Интересно, что некоторые документы рекомендовано хранить или переводить в электронный вид, а другие, напротив, категорически не рекомендуется хранить без бумажного носителя. К последним относятся, например, все нормативные документы — от Конституции до приказов федеральных ведомств — и международные договоры.
Новые правила, которые обсуждаются уже в текущем 2026 году, вводят регламенты работы с электронными документами для всех государственных и муниципальных архивов. Скажем, целостность данных будет автоматически проверяться ежегодно, а не вручную раз в пятилетку, как предусмотрено действующими правилами. А розыск утерянных документов будет продолжаться не два года, а два полных цикла проверки (то есть предельно — до 50 лет, если речь идет об обычных фондах с циклом проверки 25 лет).
Важным бонусом цифровизации архивов должен стать упрощенный порядок электронного обмена с Социальным фондом России — проще говоря, значительная часть бытовых запросов (о стаже и родстве) будет выполняться автоматически. Обновляется также порядок рассекречивания, учета и хранения архивных документов с грифами секретности, начиная с ДСП.
Рамку этой архивной реформы задали федеральные поправки в законодательство об архивном деле, принятые в 2024 году: Росархив и органы власти создают условия для удаленного доступа к архивным документам и поиска по архивным делам в Интернете. При этом за удаленный доступ к архивам «может взиматься плата» — а раз может, то в большинстве случаев и будет взиматься. Лишних денег в этой системе в наше время не бывает.
Какой муниципалитет, такие и архивы
Большие федеральные архивы (или даже крупные областные) похожи, если построены достаточно давно, на храмы Истории — как Государственный архив РФ или Российский государственный архив древних актов (РГАДА). Если же недавно, как, скажем, московский Главархив, то скорее — на большой высокотехнологичный склад, где эта История хранится. Но вот архивы муниципальные чаще всего до сих пор устроены «по-домашнему»: несколько комнат в обычном конторском помещении, заставленные стеллажами с папками дел.
Эти-то самые местные архивы с 2027 года также подвергнутся реформе — правда, в основном речь идет о документальной стороне вопроса. Дело в том, что сами муниципалитеты в том виде, в котором мы их знаем, с 1 января следующего года будут встроены в единую систему публичной власти, то есть станут частью государства без всяких оговорок. А значит, и почти 2400 местных архивов с 91 млн единиц хранения нужно будет юридически «обновить» вслед за муниципалитетами. Местные власти будут обязаны комплектовать и вести учет документации муниципальных предприятий, музеев и библиотек. Но если они не справляются — можно будет передать архив в собственность региона или Российской Федерации (что и сделают многие небогатые муниципалитеты).
Неудобства с бытовыми запросами, возможно, будут при этом решены через удаленный доступ. Но что будет с исследованиями? И, самое главное, каковы будут потери при переезде фондов в областные и федеральные хранилища? Ведь без потерь при таких переездах никогда не обходится.
— Дело не только в возможных потерях при перевозке, — объясняет историк-архивист Анна Березник. — При реорганизации и переезде архивов практически всегда значительная часть документов остается недоступной для исследователей в течение многих лет (иногда и десятилетий). Объяснение простое: физически пока нет доступа к фондам (в библиотеках это называют «заштабелировано») либо еще не проведен учет. При этом те фонды, которые необходимы для документооборота загсов, Соцфонда и других организаций, вводят в оборот первыми, а вот на те, которые интересны ученым, зачастую не хватает ни сил, ни штатов, и так может длиться неопределенное время.
Бывает и так, что беспорядок в фондах после переезда становится просто предлогом для отказа в доступе к документам на «чувствительные» темы. И эта практика архивистов — очень старая, еще советских времен. «Когда я только начинала работать над кандидатской, искала по всем центральным архивам нужные мне фонды, касающиеся партийной дипломатии, отношений КПСС с коллегами из соцлагеря, — рассказывает нынешний главный научный сотрудник одного из исторических институтов РАН. — Несколько раз мои поиски приводили в нынешний Российский государственный исторический архив (РГИА). Я запрашивала эти фонды — мне неизменно говорили, что таких фондов нет. Однако через пару лет, когда я уже опубликовала несколько статей на другие темы и свела хорошее знакомство с сотрудниками архива, они сами показали мне эти «внезапно найденные» фонды — оказалось, что все это время нужные документы были у них, но показать их они были готовы лишь доверенным людям».
Ярославль и оптимизация
Проблемы исследователей, что и понятно, региональные и муниципальные власти не особенно интересуют — поэтому урезанием расходов на архивное дело пробуют заниматься многие. В наши дни «героями» стали власти Ярославской области: еще в декабре 2025-го областное управление по делам архивов было ликвидировано, его влили в агентство по делам юстиции (ранее — мировых судей) вместе с системой загсов. Архивами в этом ведомстве продолжают заниматься пятеро сотрудников (в 2023 году было девять), историков-архивистов среди них больше нет.
Аналогичным образом реформируют и муниципальное звено архивов: они становятся отделами муниципальных администраций, а руководители архивных служб либо уходят, либо становятся консультантами при муниципалитетах. Лишь в областной столице и Рыбинске сохранились именно муниципальные архивы.
Наконец, сам Государственный архив Ярославской области переименован: теперь это не казенное, а бюджетное учреждение (а значит, вместо сметы оно финансируется по «грантам» — государственным заданиям, за исполнение которых и спрос; кроме того, бюджетное учреждение, в отличие от казенного, может зарабатывать внебюджетные средства, которые остаются в нем). И новое название почти что намекает на то, как планируется зарабатывать: архив теперь называется Региональным центром организации мероприятий и архивных дел. Кстати, и сотрудников становится в полтора с лишним раза меньше: было 161 — стало 95 штатных единиц.
Журналистам в областной администрации объяснили эти решения «повышением эффективности управления и рациональным использованием бюджетных средств». Заодно планируют расширять спектр услуг архива, что привлечет дополнительные финансовые ресурсы.
Это вызвало очевидную и весьма бурную реакцию профессионалов-архивистов. Начиная с потери знакового для отрасли слова «архив» до мощных сокращений и стимуляции к добыванию денег вместо сохранения истории — в общем-то, в регионе сделали примерно все, чтобы вызвать протест у людей, имеющих отношение к архивному делу. При том, что как раз в сфере цифровизации ярославский архив был одним из лучших: удаленный доступ к фондам начали открывать здесь еще в 2011 году.
«Организация мероприятий как вид деятельности очень далека от архивной службы, — говорит директор ВНИИ документоведения и архивного дела Павел Кюнг. — И здесь большой вопрос, что будет поставлено приоритетом. И вообще: зачем учреждение, сохраняющее документы, должно заниматься организацией мероприятий?»
Удивление реорганизацией высказал и глава Росархива Андрей Артизов. «Нас, конечно, волнует складывающаяся в ряде регионов ситуация по ликвидации самостоятельных уполномоченных органов исполнительной власти, в том числе и в Ярославской области, — отметил чиновник. — Реформирование идет не знаю для чего — видимо, для того, чтобы просто реформировать. Статус структурного подразделения в органе, исполняющем полномочия в иных сферах деятельности, далеко не всегда позволяет выполнять в полном объеме и на должном уровне задачи, которые ставит перед нами президент».
Однако Росархив — лишь федеральное агентство, роль которого применительно к региональным и муниципальным архивам сводится к координации. Ни приказывать, ни финансировать регионалов агентство не может, подтвердил Артизов. А значит — реорганизации подобного рода будут продолжаться практически в любом случае. Даже если сейчас в Ярославле произойдет грандиозный скандал, и ситуацию удастся «откатить», — завтра в другом регионе может возникнуть желание сэкономить подобным способом. Потому что не экономить в наше время невозможно, а архивы кажутся этаким безобидным способом снизить издержки.