От долгих сроков к прибыли: как мы ускорили работу над проектами

Этот текст будет полезен для руководителей и сотрудников компаний, предоставляющих различные услуги, а также для специалистов, работающих в проектах, где важны качество и соблюдение сроков.

В бизнесе конкуренция становится всё более жёсткой, компании постоянно ищут новые способы увеличения продаж и прибыли. Одним из наиболее популярных подходов является фокусировка на рекламных каналах, которые, как кажется, могут решить все проблемы. Однако зачастую такой подход не приносит ожидаемых результатов.

Наша компания, на примере которой мы хотим рассказать о потере денег и способах этого избежать, столкнулась с этой проблемой.

Мы нарастили поток входящих заявок через различные рекламные каналы, но не увидели ожидаемого роста продаж и прибыли. Вместо этого мы словили нулевой, а то и с отрицательный результат.

В этой статье мы хотим поделиться нашим опытом и рассказать, где и как теряются деньги, а также дать рекомендации, как этого избежать. Наши советы основаны на личном опыте и могут показаться простыми и очевидными. Но, к сожалению, именно поэтому их мало кто применяет.

Если вы работаете в сфере b2b-услуг, то использование наших рекомендаций может увеличить вашу прибыль, даже без привлечения новых клиентов. Кроме того, вы сможете минимизировать риски «несдачи» проектов.

Далее мы рассмотрим, какие ошибки мы совершали, и какие меры мы приняли, чтобы исправить ситуацию.

Исходные предпосылки:

1. Долгосрочное сотрудничество с клиентом: Каждый проект должен быть частью более широкого стратегического партнерства. Ориентируйтесь на долгосрочные взаимовыгодные отношения, а не на разовые продажи. Каждый завершенный проект должен стать ступенькой к новым возможностям и сделкам. Если ваш бизнес не построен на этом принципе, то, к сожалению, этот материал вам не подойдет. В долгосрочной перспективе это может стать решающим фактором для успеха вашего бизнеса.

2. Готовность к изменениям: После внедрения данных рекомендаций будьте готовы к изменениям в работе и подготовьте своих сотрудников. Важно, чтобы на всех уровнях, от руководства до исполнителей, было четкое понимание конечных целей и задач. Это поможет избежать саботажа и обеспечит слаженную работу всей команды.

Представим, что вы управляете компанией, которая предоставляет услуги. Вот как может выглядеть ситуация, когда такая компания теряет деньги:

Вы берёте заказ на определённую сумму, например, 100 000 рублей. Но при этом у вас есть постоянные расходы, такие как зарплата сотрудникам или аренда офиса, на 40 000 рублей в месяц, и переменные расходы, например, на материалы или транспорт, на 20 000 рублей в месяц.

Если вы закончите заказ за один месяц, то получите прибыль в 40 000 рублей. Но на практике это не всегда так.

Обычно заказы выполняются не вовремя или с изменёнными требованиями. Это может привести к дополнительным расходам и уменьшению прибыли. Например, если заказ должен был быть выполнен за месяц, но в итоге занял два месяца, то прибыль уменьшается, так как вам приходится платить за два месяца постоянных расходов.

В итоге вместо прибыли у вас получается 0 или даже убыток. То есть денег, полученных за заказ, не хватает на покрытие всех расходов.

Вот так компании, предоставляющие услуги, могут терять деньги, даже если заказ кажется прибыльным на первый взгляд.

Вы можете возразить, что у нас может быть несколько клиентов, и тогда расходы будут распределяться между проектами, и в итоге не будут убыточными. Но давайте будем честны: это опасный путь отговорок.

В теории, если у нас один проект, мы можем получить убыток, если два — нулевой результат, а если три — даже небольшой плюс. Но это в теории, на бумаге. А в реальности мы сталкиваемся с недовольством клиентов из-за больших сроков, измотанными сотрудниками, и не можем соответствовать нашим исходным целям.

Затягивание сроков приводит к таким проблемам, что решить их кажется невозможным, а вот усугубить — проще простого:

• Деньги от клиента тают, как снег весной, и ждать их приходится до победного завершения проекта.

• Запуск новой сделки превращается в невыполнимую миссию.

• Ежемесячные расходы съедают все оборотные средства, оставляя вас без штанов.

• Клиент внезапно меняет ситуацию, и ТЗ начинает скакать, как кенгуру по джунглям.

• Клиент недоволен и каждый день обещает вам вечный бан.

• Ваша команда теряет всякую мотивацию и интерес к проекту.

• Вы уже ничего не понимаете и начинаете думать, что «НовоПассит» — это ваш единственный шанс выжить и сдать проект хоть как-нибудь.

Красная таблетка

Решение этой проблемы довольно простое: старайтесь завершать проекты быстрее. Это выгодно не только вашим клиентам, но и вам. В сфере услуг время обычно равно деньгам. Чем больше времени вы тратите на предоставление качественной услуги, тем больше денег теряете.

Но как делать проекты быстрее?

Легко сказать — делайте проекты быстро и в срок. Но как это сделать? Расскажу, как это удалось нам, и как мы сократили сроки сдачи проектов с невероятных 26 до всего 16 рабочих дней. По сути, все изменения и улучшения оказались организационными.

Что мы сделали для форсирования сроков реализации проектов

Первое, с чего мы начали — это тщательно проанализировали, где теряется больше всего времени, и предприняли решительные меры, чтобы этого больше не происходило.

От предоплаты до начала работ

Мы заметили, что между внесением предоплаты клиентом и фактическим началом работ существует определённый временной промежуток. К сожалению, после того как клиент вносит предоплату, производство может начаться не сразу. Мы осознали эту проблему и установили правило: задача для исполнителей должна быть поставлена в день оплаты.

Работа с производственной конкуренцией

Затем мы проанализировали уже существующие проекты и обнаружили, что между ними существует серьёзная конкуренция. Нам было необходимо быстро и чётко определить их приоритетность: проект клиента А должен быть важнее проекта клиента Б и так далее. Мы учитывали отношения с клиентами, срочность их задач, готовность к дальнейшему сотрудничеству и другие важные факторы. В результате мы вручную распределили проекты по приоритетности для каждого исполнителя и в целом, периодически распределяя их по производственным точкам.

От хаоса к порядку

Когда задачи наших клиентов были более или менее упорядочены, мы приступили к устранению «висяков» — долгов, которые необходимо было погасить. Удивительно, но мы справились с этим всего за неделю. Затем мы отказались от приоритетного деления клиентов и установили принцип, согласно которому все проекты для наших клиентов имеют приоритет над внутренними задачами. Также мы установили буфер в 2-3 дня между сроками выполнения и сдачи проекта. Это позволило нам оперативно решать возникающие проблемы и не откладывать проекты на потом в случае форс-мажорных обстоятельств.

Как мы следим за прогрессом наших проектов

Чтобы оценить текущее состояние проектов, мы внедрили ежедневный план и отчётность по выполненным задачам для каждого сотрудника. Это позволяет нам корректировать план работ, отслеживать сроки выполнения задач и оперативно реагировать на возникающие проблемы.

Избыточные мощности

Мы установили принцип, согласно которому для успешной работы производства необходимо иметь избыточные мощности. Это означает, что всегда должно быть больше возможностей, чем необходимо. Не стоит перегружать сотрудников множеством задач. Лучше освободить их от части работы и, если это возможно, передать часть задач на аутсорсинг.

Непрерывность проекта

Мы решили, что проект нельзя останавливать без веских причин. Остановка на полпути грозит финансовыми потерями и снижением доверия клиентов и партнёров. Завершение проекта требует значительных ресурсов и времени, которые можно использовать эффективнее при продолжении.

Новый исполнитель оперативно принимает проект или отправляет на доработку, минимизируя риски и обеспечивая непрерывность.

Этот подход сохраняет качество и эффективность проекта, избегая негативных последствий остановки.

Быстрый фидбек — проблема

Самой большой тратой времени для нас стало ожидание обратной связи от клиента. Порой мы могли неделями не получать внятного ответа. Учитывая, что у нас есть промежуточные этапы работы, это было серьёзным вызовом. Мы оценили риски и приняли решение: как только проект достигает промежуточной стадии, на которой можно продемонстрировать результат клиенту, мы не останавливаем работу. Теперь мы продолжаем двигаться вперёд, ожидая обратной связи от клиента.

Это, пожалуй, самое значительное изменение, которое мы когда-либо вносили. Оказалось, что большинство правок и изменений, предложенных клиентом, были незначительными или могли быть легко исправлены на последующих этапах. В результате мы решили не останавливать дальнейший процесс ради таких изменений. Хотя существует риск выполнения одной и той же работы дважды, он невелик и оправдан ускорением общего прогресса.

***

Вот наш опыт. Возможно, он будет полезен не во всех сферах, но мы обнаружили, что работа в быстром темпе позволяет нам сокращать сроки сдачи проектов и высвобождать ресурсы для новых задач. Благодаря этому наши клиенты остаются довольны, а нам самим работать становится легче и приятнее.

Надеюсь, вам было полезно и позволило открыть глаза на некоторые моменты в бизнесе услуг.

Больше контента по теме маркетинга в b2b вы можете найти в моём Телеграм-канале.

Источник