7 правил начинающего предпринимателя при работе с кассой

По закону все ИП и ООО в России должны завести онлайн-кассы. Работать с ними достаточно просто, но есть несколько нюансов, незнание которых может привести к штрафам. Рассказываем про самые популярные ошибки и как их избежать.

Правило 1. Зарегистрируйте кассу

Первое правило начинающего предпринимателя — приобрести кассу и зарегистрировать ее в системе Федеральной налоговой службы.

Сделать это можно:

1. Через личный кабинет налогоплательщика. Для этого вам необходим действующий электронный кабинет на сайте Nalog.ru, электронная подпись и сам кассовый аппарат. Результат придет в личный кабинет в течение суток.

2. В отделении ФНС в своем регионе. Советуем прихватить с собой паспорта касс. Регистрация в этом случае занимает пять рабочих дней.

3. Через Госуслуги.

Кассы необходимо не только регистрировать, но и перерегистрировать. Это делается в случае изменения данных, указанных в карточке регистрации кассы, например, адреса и места ее установки.

Правило 2. Регулярно обновляйте ПО

Это необходимо, чтобы улучшить уже существующие функции или внедрить новые, например, возможность работать с маркированными товарами, акциями и скидками.

Кроме того, федеральные законы в сфере торговли часто меняются, поэтому обновления нужны, чтобы ПО полностью им соответствовало и содержало только актуальную информацию.

Когда выходит обновление, специалисты сервисной службы приезжают к вам, чтобы настроить оборудование. В некоторых ПО, например, универсальном Frontol 6 от компании АТОЛ, обновление системы происходит автоматически.

Правило 3. Не переходите полностью на электронные чеки

Согласно федеральному закону №54-ФЗ — продавец обязан выдать чек покупателю. Он может быть бумажным, а может — электронным.

Многим кажется, что выгоднее отказаться от привычного бумажного и перейти полностью на электронный вариант. Но так сделать нельзя, поскольку покупатель имеет право не называть свои данные, например, почту или телефон, без которых отправить чек не получится. А еще клиент может просто захотеть получить бумажный чек, и продавец обязан его предоставить.

Правило 4. Следите, чтобы в чеках была указана актуальная информация

Штрафы грозят не только за отсутствие чека, но и за ошибки в нем. Среди самых распространенных отметим:

1. Неверное указание имени кассира. Чтобы избежать этой ошибки, создайте личный кабинет работника, чтобы он открывал смену через свой пин-код.

2. Неверный способ расчета в чеке. Чтобы избежать ошибок, необходимо интегрировать банковский терминал с кассой.

3. Неверно указана сумма покупки.

4. Ошибка в реквизитах, например, не указали в электронном чеке систему налогообложения.

Если обнаружили ошибку — не страшно. Ее можно исправить чеком возврата или чеком коррекции. Вот подробная инструкция, как это сделать.

Правило 5. Соблюдайте разрешительный режим

С 1 апреля 2024 года в стране поэтапно начали вводить разрешительный режим. Он позволяет контролировать незаконный оборот товара. Обязанность продавца — при продаже сканировать код маркировки и соблюдать требования режима.

Работает он просто: продавец сканирует товар, а ПО обращается к системе «Честный ЗНАК» за подтверждением валидности кода. Если проверка не пройдена — продажа товара блокируется, если пройдена — товар добавляется в чек.

Читайте подробную инструкцию, как работать с разрешительным режимом.

Правило 6. Подключите эквайринг к кассе

Эквайринг позволяет торговому предприятию принимать безналичный расчет. По закону это обязаны сделать компании, выручка которых за прошлый год составила 20 миллионов рублей. Но и начинающим предпринимателям стоит рассмотреть такую возможность, ведь многие клиенты предпочитают именно такой способ оплаты.

Есть несколько видов эквайринга:

• Торговый — подходит для магазинов, салонов красоты, кофеен.

• Мобильный — для курьеров, такси, небольших сезонных бизнесов или если у магазина нет места для стационарного терминала.

• Интернет-эквайринг — для продажи услуг онлайн.

Оплата через СБП — альтернатива эквайрингу без сложного оборудования и с более низкой комиссией.

Упростить использование эквайринга вместе с онлан-кассой можно приобретя смарт-терминал. Например, АТОЛ СТБ 5 — это касса, эквайринг и кассовая программа в одном устройстве. А для тех, кому подходят облачные кассы, мы предлагаем комбо-тариф: интернет-эквайринг плюс облачная касса.

Правило 7. Грамотно обустройте рабочее место кассира

Оно должно быть комфортным, с возможностью отдыха и обслуживания покупателей сидя. Если кассир работает стоя больше 60% времени, ему полагаются льготы и социальные гарантии, потому что условия считаются вредными. Помните о необходимости хорошего освещения и спецодежды для сотрудников для определенных категорий бизнеса.

Главная ошибка — отсутствие необходимого оборудования. Например:

1. Смарт-терминала, который совмещает функции кассы, эквайринга и кассовой программы. Он может печатать чеки, анализировать продажу и выручку, работать с товароучетными программами и не требует подключения к компьютеру.

2. Или фискального регистратора с фискальным накопителем внутри. Работает только в паре с компьютером, планшетом или POS-моноблоком с установленным на них кассовым программным обеспечением.

3. Если вы работаете с маркированной продукцией, также понадобится сканер штрихкодов.

Это далеко не полный список, поскольку каждый предприниматель выбирает оборудование под специфику своего бизнеса.

Чтобы начинающим предпринимателям и их сотрудникам было проще разобраться в тонкостях торговли, АТОЛ предлагает надежное оборудование, интуитивно понятное новичкам и с простой системой обновлений.

Реклама ООО «АТОЛ», ИНН: 5010051677

Источник